Dans la même veine que la préparation des voyages migrée de « Evernote » à « Notion.so » (voir ici), j'ai aussi mis en œuvre le suivi de ma moto en passant d'un fichier « Excel » aux bases de données et pages « Notion.so ». Le suivi de ma nouvelle moto dans le tableur Excel, je le décrivais dans cet article en avril 2020.
On va plus loin ?
Pour bien comprendre la suite, il est nécessaire de bien relire l'article consacré au fichier Excel de suivi d'une moto.
Je transpose l'ensemble de ces feuilles Excel dans des « pages » ou des « bases de données » Notion.so.
Le modèle que j'utilise est structuré comme cela :
La partie « Bloc Notes » est un bloc de données qui concerne des informations à ne pas oublier pour les répercuter, si nécessaire, dans les pages adéquates. La saisie est faite uniquement sur la page d'entrée de la base de données.
La transposition se fait plus ou moins directement. Nous verrons cela un peu plus loin. Pour résumé :
Le modèle se décline pour une moto donnée. L’entrée dans la base de suivi se fait par la page du plus haut niveau qui permet également (en plus de la barre de navigation Notion.so) d'accéder à toutes les pages configurées :
Le sujet « Valeur totale achat » est un tableau donnant le résultat de combinaison de données d'autres pages et base de données concernant la configuration achetée et les accessoires. Les calculs sont automatiques via les formules et les combinaisons.
Le sujet « Valeur totale entretien » est un tableau donnant le résultat de combinaison de données d'autres pages et base de données concernant les entretiens périodiques, les opérations exceptionnelles et les factures diverses de produits. Les calculs sont automatiques via les formules.
Le sujet « Guide de lecture des Fiches Entretiens » est un accès direct à la page donnant le guide de lecture des codes utilisés dans les fiches d'entretiens périodiques.
A noter :
Les images (montrant les divers tableaux et pages) qui suivent dans cet article sont incomplètes, dans le sens où toutes les données ne sont pas reprises dans ces images. Toutes les données contenues dans le fichier Excel de suivi sont bien reprises dans les pages et bases de données Notions.so. Parfois, les images copiées ci-dessous, montrent des colonnes intitulées "Related To...", il s'agit des relations entre pages et/ou bases de données. Pour les besoins de cet article, je les fais apparaître, normalement ces colonnes ne sont pas visibles.
La page « Données rodage » donne les infos saisies sous forme de tableau pendant le rodage de la machine :
La page « Accessoires ajoutés » liste l'ensemble des accessoires ajoutés avec les diverses références (lieu d'achat, fabriquant, coût, lien vers facture, lien vers article de mon blog qui en parle, etc...). A noter : le calcul de la somme totale est automatique via les formules de bases de données.
La page « Contrôle régulier » permet de saisir sous forme de tableau l'ensemble des opérations de contrôle effectuées à date et kilométrage.
La page « Tableau des entretiens périodiques » liste l'ensemble des entretiens périodiques réalisés avec pour chacun, le kilométrage, la date, le prix, le lieu, les factures diverses et toute une série de données. L'accès à chaque fiche d'entretien se fait également par cette base de données. Les bases de données sont en relation pour les différents calculs et reprises de données nécessaire.
Chaque fiche d'entretien est un sous-ensemble de la base de données précédente. Chaque fiche concerne un kilométrage donné. Celui attendu et celui réel. Certaines « checkbox » ou « case de choix multiples » permettent de modifier certains champs dans d'autres bases de données. Tout cela est possible via les relations entre bases et les formules diverses offertes par Notion.so.
Exemple de cheminement et de liens entre bases de données et/ou pages Notion.so :
La page « Synthèse des entretiens périodiques » est un résumé complet des attendus de révisions périodiques. Lorsque l'entretien est réalisé, il faut saisir la date de réalisation.
Pour éviter d'avoir un article trop surchargé, je ne mets pas de copies de toutes les pages et/ou bases de données.
En résumé, le suivi de la moto est bien plus souple et interactif avec notion.so qu'avec le fichier Excel.
Il est tout à fait possible d'importer les données depuis les feuilles Excel. Cela demande un travail de remise en forme et l'ajout des diverses relations et calculs via les formules.
Pour y arriver, cela demande d'investir un peu de temps dans la compréhension de ce nouvel outil.
Pour finir, j’ai accès à cet ensemble de données depuis mon ordinateur, mon iPhone, mon Ipad ou n’importe quel navigateur internet.
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